PMS for small accommodations

Hoy vamos a hablar de la parte de tecnología que puede llegar a necesitar un pequeño establecimiento. Solo pretendemos informarte de las tecnologías que tienes a tu alcance ahora en 2020, pero depende de ti implantarlas o no, en función de tu presupuesto, de tu gestión y muchos más factores.

En esta primera parte te voy a enumerar lo que puedes encontrar (hay más) y en la segunda parte me voy a centrar más, en el que pienso que es el corazón de nuestra gestión, el PMS. Y no es que el resto no sean importantes, ya que necesitarían una explicación concreta de cada uno, pero este no es un blog tecnológico, solo intentamos ayudarte y ponerte un poco al día. Si quieres profundizar más, “San Google” va a darte todas las respuestas que necesitas.

Ojo!!! Hay muchas más, pero las hemos descartado, porque entendemos que están pensadas para estructuras grandes y no para pequeños establecimientos, de momento...

¿Por qué “Imprescindible” o “Prescindible”?

A nuestra manera de entender el turismo y a los precios a los que tenemos hoy la tecnología, entiendo que los “Imprescindibles” tienen que formar parte de toda gestión profesional de un establecimiento, nos ahorran tiempo, trabajo y el cliente directa e indirectamente va a notar una gestión profesional, que nunca estará reñida con ese trato al cliente, el cual, los pequeños establecimientos no debemos abandonar nunca porque debe de ser nuestra bandera. Pero, es más, muchos de nosotros somos “hombres orquesta”, hacemos de todo, estas herramientas nos van a dar más tiempo para desempeñar lo que realmente tenemos que hacer, estar por y para NUESTRO CLIENTE.

Los “prescindibles”, si eres un establecimiento que pasa ya de un cierto número de habitaciones, o varios establecimientos, quizás estos si que los puedas empezar a valorar, te pueden ayudar y es posible que económicamente te los puedas permitir.

En el video hablo un poco de ellos, en este post los voy a obviar porque se haría interminable.

Pero ahora si, voy a hablar del PMS, ese elemento indispensable de la gestión. Los PMS para las casas rurales, hoy en día tienen un precio muy asequible, y prácticamente todos tienen unos mínimos de calidad, la decisión entre uno u otro estará determinada en el valor añadido que cada uno aporte, que este en conjunción con nuestra gestión, el soporte técnico que ofrezcan (las personas que hay detrás) y por supuesto con el precio que estemos dispuestos a pagar.

¿Pero, que debería de tener como mínimo un PMS para una casa rural?

• Pantalla de inicio o dashboard, donde te de la información mínima de entradas, salidas, las que permanecen - in home, salidas tempranas, late check-out, % ocupación día, adr, revpar, producción y ocupación x segmento y mercado.
• Búsqueda de cliente y reserva desde dashboard o pantalla inicio.
• Gestión de reservas (check-in, check-out, planing, cambiar fechas, cambiar de habitación y de tipo de habitacion actualizando la tarifa, tipo de cama, política de cancelación, tipo de reserva: confirmada, cancelada, no show, opción y oferta), gestión de comidas y extras por habitación y cliente para reservas de más de una habitación, y ojo estos cargos asignables día a día, para que tenga efecto en la producción.
• Planning & Rack
• Los bloqueos en el planing tienen que sacar esas habitaciones de las disponibilidad para no desvirtuar la ocupación ni los indicadores.
• Gestión de mascotas desde la ficha de reservas, osea: adultos, niños, cunas, pets.
• Cardex, importante que las notas del cliente aparezcan luego en la ficha reserva, es muy importante para nosotros ya que somos alojamientos con un alto volumen de repetición.
• Histórico de estancias x cliente, visualizado en la ficha.
• Cardex por tipología de cliente, para poder exportar a otras plataformas y segmentar los envíos, y también para poder de esta manera tener un blacklist o lista negra.
• Segmentación y subsegmentación de reservas, muy importante para poder analizar ocupación, ADR, Revpar, y resto de kpi’s, etc... de cada uno de los canales (OTAS, venta directa, online, fidelización, empresa, etc...)
• Privilegios por usuario.
• Sistema de encriptación de tarjetas bancarias.
• Multi-plataforma y si tiene app para dispositivos móviles, genial.
• Informe de gobernanta (entradas, salidas, repaso, cambio de sábanas, toallas, etc…).
• Parte policía - envió automático.
• Generación del Informe I.N.E.
• Envíos de Pre y Post estancia.
• Gestión de la caja por turnos de trabajo y cierre diario / mes, etc.
• Gestión de tasa turística.
• Facturación y envío de factura en pdf por email.
• Exportación a excel de la facturación (mes, trimestre, anual) y la posibilidad en formato contaplus, uno de los más utilizados por las gestorías.
• Gestión de diferentes tarifas con diferentes políticas de cancelación x día (nos olvidamos de las temporadas).
• Creación de paquetes (estancia + servicios).
• Motor de reservas con códigos y servicios extras para promover el crosselling (venta cruzada)
• Informes - BUSINESS INTELLIGENCE.
• Exportación a Excel, listados de producción día a día, reserva a reserva con todos sus datos, para desde un excel poder gestionarlos a través de tablas, tablas dinámicas gráficos, Power BI, etc...
• Gestión de gastos - USALI (gestión departamental de los distintos gastos) departamento, tipo de gasto, proveedor, para luego poder sacar totales por mes, trimestre, anual y kpi’s o indicadores que nos puedan decir, por ejemplo: Cuanto luz de media me consume una estancia.
• Servicio técnico, importación de datos de otros pms y configuración inicial.

Posiblemente se nos habrán quedado cosas en el tintero, ayúdanos a completarlo, pero ten en cuenta que lo que para ti puede ser un “Indispensable” para otro no lo es, por las distintas gestiones y tipologías que tenemos de nuestros alojamientos, pero es cierto que conociendo vuestras necesidades, ayudaremos a las plataformas a crear programas de gestión que se adapten mejor a nuestra necesidades.

Si tienes alguna inquietud en algún otro aspecto, mándanos un email, si creemos que te podemos ayudar, intentaremos hacerlo.

Nota: En el post hablo en todo momento de “casa rural”, solamente lo hago con la intención de llegar a más gente a través de los buscadores, pero realmente de lo que hablo es de tecnología para pequeños establecimientos sean o no de turismo rural.